JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

Post Facilities Manager – FCDO EMEA – Paris

Role Summary

The Post Facilities Manager is responsible for overseeing all aspects of soft and hard services for all official buildings and staff residential properties covered by the post. The Post Facilities Manager will be the local point of contact for the client and will work closely with them to understand needs and proactively flex the service to meet demands.

Key Responsibilities

People Management

Manage and lead a team of facility professionals, providing guidance, training and timely feedback.Foster a collaborative and inclusive work environment, promoting teamwork and professional development.Develop and maintain effective communication channels with the team and other stakeholders.Allocate resources efficiently to ensure timely completion of work orders and projects.

Client Management

Act as the primary point of contact for the client, addressing their facility management needs and concerns.Establish and maintain a strong client relationship through regular communication and periodic meetings.Provide regular updates and reports to the client on facility operations, performance, and budgetary matters.Identify and implement initiatives to enhance client satisfaction and improve overall service delivery.

Vendor and Contracts Management

Establish and maintain strong relationships with vendors and contractors, including negotiating service contracts and managing performance.Monitor vendor service delivery, ensuring adherence to agreed service levels and contractual obligations.Conduct regular vendor performance reviews and address any issues to drive continuous improvement.Manage vendor invoicing, approval, and payment processes.Deliver services as defined in the relevant contract ensuring the implementation and compliance with Best Practice procedures.Ensure that Account Management is informed immediately of any Critical Performance incidents on site.Provide appropriate monthly/quarterly/annual reporting and management reports as required.Understand client contracts, SLAs, and KPIs to ensure services are delivered in line with agreed-upon terms.Monitor performance against defined metrics and take corrective actions as needed.Provide a responsive and pro-active service via seamless interface with all involved parties.Be available to respond to emergency calls and incidents outside of regular working hours, ensuring quick resolution and minimal disruption to operations.

Finance Management

Ensure that the site meets all financial targets and control requirements.Provide standard monthly/quarterly/annual reporting and management reports as required.

Health and Safety Management

Ensure that the site meets all legal and Client required H&S regulations.Ensure that all JLL staff are working in compliance with H&S regulations.

Soft Services Management

Coordinate all aspects of soft services, including janitorial services, landscaping, pest control, and waste management.Oversee cleaning and maintenance schedules to ensure high standards of cleanliness and hygiene throughout the property.Oversee the management of Staff Residential Properties through the SRP team, ensuring that the service is delivered in compliance with client policies, guidelines and relevant health and safety legislation.

Hard Services Management

Oversee the management and maintenance of critical building systems, including HVAC, electrical, plumbing, and fire safety systems.Ensure preventative maintenance programs are carried out in a timely manner and in compliance with the requirement.Manage repairs, replacements, and upgrades to building equipment and infrastructure.Coordinate with external contractors and vendors for maintenance and repair work as required.Ensure compliance with all relevant regulations and codes, including overseeing annual inspections and certification processes.

Skills   

Ability to adapt to changing circumstances, handle unexpected situations, and thrive in a fast-paced environment.Meticulous in overseeing facility operations, tracking performance metrics, and ensuring compliance with regulations and standards.Ability to lead and motivate a team of facility professionals, fostering collaboration and maintaining a positive work environment.Strong verbal and written communication skills to effectively interact with clients, vendors, and team members.Ability to convey complex information clearly and concisely.Strong analytical and problem-solving skills to identify issues, implement effective solutions, and make informed decisions to optimize facility operations.Excellent organizational and prioritization skills to manage multiple projects and tasks efficiently while meeting deadlines.  Always excelling in customer service with great attention to detail. Fluency is French and English is required.

Experience

Minimum 5 years of experience in a (Facilities related) Management position.Experience of leading and managing a team of facility professionals, providing guidance, training, and feedback to promote high performance and collaboration. Proficient computer skills with a strong command of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), and various software applications and systems relevant to the role.Qualifications - bachelor's degree Facilities Manager or equivalent. 

 

Responsable des Installations du Poste – FCDO EMEA – Paris

Résumé du Poste

Le Responsable des Installations du Poste est chargé de superviser tous les aspects des services soft et hard pour tous les bâtiments officiels et les propriétés résidentielles du personnel couverts par le poste. Le Responsable des Installations du Poste sera le point de contact local pour le client et travaillera en étroite collaboration avec lui pour comprendre ses besoins et adapter proactivement le service pour répondre aux demandes.

Responsabilités Clés

Gestion du Personnel

Gérer et diriger une équipe de professionnels des installations, en fournissant des conseils, de la formation et des retours d'information en temps opportun.Favoriser un environnement de travail collaboratif et inclusif, en promouvant le travail d'équipe et le développement professionnel.Développer et maintenir des canaux de communication efficaces avec l'équipe et les autres parties prenantes.Allouer efficacement les ressources pour assurer l'achèvement en temps voulu des ordres de travail et des projets.

Gestion des Clients

Agir comme principal point de contact pour le client, en répondant à ses besoins et préoccupations en matière de gestion des installations.Établir et maintenir une relation client solide grâce à une communication régulière et des réunions périodiques.Fournir des mises à jour et des rapports réguliers au client sur les opérations des installations, les performances et les questions budgétaires.Identifier et mettre en œuvre des initiatives pour améliorer la satisfaction du client et améliorer la prestation de services globale.

Gestion des Fournisseurs et des Contrats

Établir et maintenir des relations solides avec les fournisseurs et les entrepreneurs, y compris la négociation des contrats de service et la gestion des performances.Surveiller la prestation de services des fournisseurs, en assurant le respect des niveaux de service convenus et des obligations contractuelles.Effectuer des examens réguliers de la performance des fournisseurs et traiter tout problème pour favoriser l'amélioration continue.Gérer les processus de facturation, d'approbation et de paiement des fournisseurs.Fournir des services tels que définis dans le contrat pertinent en assurant la mise en œuvre et le respect des procédures de meilleures pratiques.S'assurer que la gestion des comptes est immédiatement informée de tout incident de performance critique sur le site.Fournir des rapports mensuels/trimestriels/annuels appropriés et des rapports de gestion selon les besoins.Comprendre les contrats clients, les SLA et les KPI pour s'assurer que les services sont fournis conformément aux termes convenus.Surveiller les performances par rapport aux métriques définies et prendre des mesures correctives si nécessaire.Fournir un service réactif et proactif via une interface transparente avec toutes les parties impliquées.Être disponible pour répondre aux appels d'urgence et aux incidents en dehors des heures de travail régulières, en assurant une résolution rapide et une perturbation minimale des opérations.

Gestion Financière

S'assurer que le site répond à tous les objectifs financiers et aux exigences de contrôle.Fournir des rapports mensuels/trimestriels/annuels standard et des rapports de gestion selon les besoins.Gestion de la Santé et de la SécuritéS'assurer que le site respecte toutes les réglementations légales et requises par le client en matière de santé et de sécurité.S'assurer que tout le personnel de JLL travaille en conformité avec les réglementations de santé et de sécurité.

Gestion des Services Soft

Coordonner tous les aspects des services soft, y compris les services de conciergerie, l'aménagement paysager, la lutte antiparasitaire et la gestion des déchets.Superviser les calendriers de nettoyage et d'entretien pour assurer des normes élevées de propreté et d'hygiène dans toute la propriété.Superviser la gestion des propriétés résidentielles du personnel par l'équipe SRP, en s'assurant que le service est fourni conformément aux politiques du client, aux directives et à la législation pertinente en matière de santé et de sécurité.

Gestion des Services Hard

Superviser la gestion et l'entretien des systèmes critiques du bâtiment, y compris les systèmes CVC, électriques, de plomberie et de sécurité incendie.S'assurer que les programmes d'entretien préventif sont effectués en temps opportun et conformément aux exigences.Gérer les réparations, les remplacements et les mises à niveau des équipements et de l'infrastructure du bâtiment.Coordonner avec les entrepreneurs et les fournisseurs externes pour les travaux d'entretien et de réparation selon les besoins.Assurer la conformité à toutes les réglementations et codes pertinents, y compris la supervision des processus d'inspection et de certification annuels.

Compétences

Capacité à s'adapter aux circonstances changeantes, à gérer des situations inattendues et à prospérer dans un environnement au rythme rapide.Méticuleux dans la supervision des opérations des installations, le suivi des indicateurs de performance et le respect des réglementations et des normes.Capacité à diriger et à motiver une équipe de professionnels des installations, en favorisant la collaboration et en maintenant un environnement de travail positif.Solides compétences en communication verbale et écrite pour interagir efficacement avec les clients, les fournisseurs et les membres de l'équipe. Capacité à transmettre des informations complexes de manière claire et concise.Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes pour identifier les problèmes, mettre en œuvre des solutions efficaces et prendre des décisions éclairées pour optimiser les opérations des installations.Excellentes compétences organisationnelles et de priorisation pour gérer efficacement plusieurs projets et tâches tout en respectant les délais.Toujours exceller dans le service client avec une grande attention aux détails.La maîtrise du français et de l'anglais est requise.

Expérience

Minimum 5 ans d'expérience dans un poste de gestion (lié aux installations).Expérience de la direction et de la gestion d'une équipe de professionnels des installations, fournissant des conseils, de la formation et des retours d'information pour promouvoir des performances élevées et la collaboration.Compétences informatiques avancées avec une forte maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), et diverses applications logicielles et systèmes pertinents pour le rôle.QualificationsLicence en Gestion des Installations ou équivalent.

Location:

On-site –Paris, FRA

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

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