Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks. 

MAIN RESPONSIBILITIES

Patient Registration:

Create new patient profiles in EPIC

Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards

Referral Management

Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage

Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

Patient Scheduling

Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.

Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date

Schedule interpreters for families as required

Schedule clinic orders and manage order workqueues

Clinic check-ins

Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.

Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly

Collect self-pay payment and complete Fee For Service form

Collect fees as required

Clinic check-outs

Complete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues

Monitoring patient lists and workqueues

Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist

In consultation with clinical staff , implement visit cancellation and rebooking,

Patient and family centered care

Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians, nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.

Communication with clinical team through Inbasket

Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures

Telephone pre-visit screening for infection control

Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival

Appointment confirmation and follow-up from automated system

Patient/family direction and public relation

Direct patients/families to a designated location within the hospital

Supporting clinic operations

Request patient files from medical records, as appropriate.

Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date, where required.

Pick up patient charts in medical records on a daily basis, where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.

Maintain an inventory of stock.

Maintain filing. Ensure orders with notes are filed.  Locate old charts as appropriate.

Maintenance and ordering of clinic supplies.

Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location

Retrieve labels for specimens.

Training and Orientation

Orientation of volunteers

Orientation of clerical staff to clinics and on Epic

Adherence to policies, procedures and standards

Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies

Perform work in accordance to Epic training and documented standards

Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes

Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

Criminal Record Check (Essential)

Secondary School Graduation Diploma (Essential)     

Bilingualism (English/French) (Essential)

Approximately 6 months of related experience (Essential)

Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook,) (Essential)

Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)

Experience in patient registration using Cadence (Epic) Preferred)

Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)

Experience in managing order workqueues (Preferred)

Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)

Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)

Deal effectively with internal and external customers (Essential)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle prépare les dossiers des patients, met à jour les listes de patients, vérifie les fiches de facturation, renouvelle les stocks et effectue d’autres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Inscription des patients :

Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC

Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformément aux normes d’inscription

Gestion des demandes de services

Saisir les demandes de services électroniques dans Epic et mettre à jour ces demandes de services selon le triage

Numériser les demandes de services dans Epic selon la convention d’attribution de nom appropriée

Rendez-vous des patients

Attribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files d’attente selon la priorité et les temps d’attente

Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent à partir de la liste de rappel et des files d’attente pour des suivis selon la date de suivi requise

Planifier les services d’interprétation pour les familles au besoin

Planifier les commandes de la clinique et gérer les files d’attente des commandes

Inscription à la clinique

Accueillir les patients et leurs parents. Vérifier les informations démographiques conformément aux procédures d’inscription

Interpréter les conditions d’admissibilité du ministère de la Santé et mettre à jour les dossiers des patients en conséquence

Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service

Recueillir les frais au besoin

Sorties de la clinique

Compléter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes d’attente

Surveiller les listes de patients et les files d’attente

Surveiller toutes les files d’attente et les listes de rappel associées au domaine de travail principal afin de garantir la qualité et d’informer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportées à la liste d’attente

En consultation avec le personnel clinique, mettre en œuvre les annulations et changements de rendez-vous

Soins centrés sur le patient et la famille

Recevoir les appels téléphoniques entrants et répondre aux demandes des patients. Communiquer avec les médecins de la clinique, les infirmières, infirmiers et les membres de l’équipe paramédicale, selon le cas, pour gérer les demandes de renseignements

Communiquer avec l’équipe clinique par la boite d’arrivée du courrier

Communiquer par téléphone ou messagerie téléphonique dans le cadre des politiques/procédures établies de CHEO

Effectuer par téléphone un filtrage avant la visite pour le contrôle des infections

Utiliser Epic pour informer les cliniciens de l’arrivée du patient

Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi à partir d’un système automatisé

Diriger les patients/familles et gérer les relations publiques

Diriger les patients/familles vers des endroits précis dans l’hôpital

Soutenir les opérations de la clinique

Demander les dossiers des patients aux archives médicales, le cas échéant

S’assurer que les notes de progrès et les feuilles sont disponibles et sont estampillées de la bonne date, le cas échéant

Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives médicales, si nécessaire. S’assurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent

Maintenir un inventaire des stocks

Maintenir des dossiers. S’assurer que les commandes et notes sont classées. Localiser les anciens dossiers, le cas échéant

Maintenir et commander les fournitures de la clinique

Faciliter l’exécution des tâches de bureau liées à la réparation du matériel, notamment remplir des formulaires spéciaux ainsi que la livraison du matériel au lieu approprié

Récupérer les étiquettes pour les prélèvements

Formation et orientation

Orientation des bénévoles

Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques, procédures et normes

Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail

Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels de CHEO

Effectuer les tâches conformément à la formation sur Epic et aux normes documentées

Assister aux réunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procès-verbaux distribués

Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

Diplôme d’études secondaires (Essentiel)

Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

Environ 6 mois d’expérience dans un environnement connexe (Essentiel)

Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Préférable)

Compétences en informatique (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel)

Expérience de l’inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Préférable)

Expérience de la création, la modification, le scanning et l’établissement des horaires des patients référés (Préférable)

Expérience de la gestion des ordres de priorité de commandes (Préférable)

Expérience de la gestion des congés des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Préférable)

Expérience de l’utilisation de la boite d’arrivée du courrier dans Epic (Préférable)

Capacité d’assurer l’exécution rapide de tâches en modifiant ses priorités comme exigées (Essentiel)

Capacité de s’adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l’organisme (Essentiel)

Communiquer d’une manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit (Essentiel)

Traiter efficacement avec les clients de l’interne et de l’extérieur. (Essentiel)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Job Posting End Date (if applicable) :