At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.
Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.
Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.
Job description:
Propósito del Puesto
El asistente administrativo será responsable de asegurar el funcionamiento eficiente de la recepción y de brindar soporte en la administración a diversas áreas de la empresa.
Funciones del Puesto
Documentos y correspondencia:
Recibir, registrar y distribuir documentos y correspondencia
Escanear y mantener un registro organizado de todos los documentos recibidos y entregados.
Soporte en la elaboración de guías de remisión para envíos a nivel nacional e internacional.
Pasajes Aéreos:
Atender los requerimientos de pasajes aéreos del personal nacionales e internacionales
Coordinar con las agencias de viajes la emisión y control de pasajes aéreos para el personal de la empresa, considerando los costos por pasaje.
Mantener un registro detallado de todos los pasajes emitidos, los mismos que serán enviados por las agencias al buzón.
Realizar semanalmente el cuadro para pagos de tickets aéreos, el cual deberá ser codificado por centro de costos y proyecto al que pertenece el gasto. Luego, debe ser enviado a contabilidad, se deberá adjuntar los tickets emitidos.
Alojamientos:
Atender y gestionar las reservas de alojamiento para el personal de la empresa.
Mantener un registro detallado de todos los alojamientos solicitados, reservas que serán enviadas por los hoteles al buzón correspondiente
Atender y gestionar las reservas de alojamiento para el personal de la empresa.
Mantener un registro detallado de todos los alojamientos solicitados, reservas que serán enviadas por los hoteles al buzón correspondiente
Realizar semanalmente el cuadro para pagos de las facturas enviadas por los hoteles, el cual deberá ser codificado por centro de costo y proyecto al que pertenece el gasto.
Abastecimiento General de Oficina:
Gestionar la dotación de materiales, útiles de oficina y cualquier cambio o adquisición solicitado por jefaturas o gerencias.
Asegurar el abastecimiento constante de suministros necesarios para el mantenimiento y limpieza de la oficina.
Garantizar el suministro adecuado de insumos para las cafeterías.
Supervisar el uso adecuado y mantenimiento constante de la oficina.
Mantener al día los pagos de servicios, impuestos, arrendamiento y demás relacionado con la oficina Lima.
coordine con proveedores y áreas internas las reparaciones y mejoras que se deban realizar a la oficina.
Coordinación de reuniones varias:
Organizar y coordinar reuniones según lo indicado por las jefaturas y/o Gerencia.
Apoyo en atención a diversas visitas realizadas en nuestra oficina.
Asegurar la disponibilidad de salas de reuniones y coordinar los servicios necesarios (equipos, catering, etc.).
Coordinaciones varias con diversas áreas como Legal, Logística, Contabilidad
Control de Estacionamientos:
Gestionar y controlar los estacionamientos asignados al personal y visitas.
Gestionar la compra de las tarjetas de ingreso con la PUCP .
Otros:
Supervisar y coordinar los distintos traslados del personal.
Coordinar, según corresponda, el envío de documentos y la realización de trámites ante terceros, conforme a las solicitudes de los usuarios.
Otras funciones asignadas por su jefe inmediato, relacionadas a la misión del puesto.
Requisitos del Puesto
Formación Académica: Secretaria Ejecutivo o estudios de administración
Experiencia: Mínimo 3 años en cargos similares o en trabajos de manejo administrativo.
Dominio de Idiomas: Inglés (intermedio)
Microsoft Office: Intermedio, excel avanzado
Rasgos de Comportamiento Requeridos
Audaz: Flexible, versátil y preparado(a) para enfrentar desafíos según sea necesario.
Inteligente: siempre busca eficiencias y mejores formas de hacer las cosas.
Motivado(a): Establece altos estándares, está motivado(a) y determinado(a).
Colaborativo(a): se comunica bien con sus compañeros y comprende las opiniones de los demás
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