JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

English follows.

主なタスクと責任

サイト運営管理

チケットシステムを使用したヘルプデスク運営

バッジ管理を通じたアクセスコントロール

マネジメントの要求に応じた情報の統合、レポート、コミュニケーション、およびドキュメントの作成

業界のベストプラクティスオペレーションの実行支援

すべての建物手順とパフォーマンス測定が常に維持されるように、サイトインスペクションと評価の実施

プロセス改善のための主要なイニシアチブを推進し、効率性を向上させること

サイトの POC となり、ビル管理会社との良好な関係を管理/維持すること

割り当てられたその他すべてのタスクと義務

24 時間 365 日緊急連絡のサポートと現場への立ち会い

人材管理

すべての直属部下の能力開発の管理および支援

すべての直属部下の評価および後継者計画の管理

サイトサービスのあらゆる側面で部下を積極的にトレーニングすること

柔軟性と仕事の満足度を高めるために、すべての JLL スタッフを積極的にマルチ スキル化すること。

高品質でモチベーションの高いチームを育成し維持すること

スタッフのモラル、信頼、業務上の倫理観を高めること

チーム内でのチームワーク、協力体制、パフォーマンスの卓越性を支援する環境を積極的にサポートすること

クライアント/ステークホルダー管理

現場のクライアントの期待に応える優れたカスタマー サービスを提供すること

主要なステークホルダーやクライアントと効果的な関係を構築すること

クライアントの期待値が伝わり、それに基づいて業務が行われるように手順等をモニターすること

総務サービス管理

オンサイトチームのサポートとリーダーシップ

総務サービスには、清掃、廃棄物管理、バッジアクセス管理、植栽、機密廃棄、遺失物管理、リネン、事務用品などの提供などが含まれ、サービスがスムーズに提供されサービスレベルが常に維持されるようにすること

新しいプロセスやスタンダードの適用を確実に行うこと

ハード サービス管理

インテリア/家具関連のリクエストに対応すること

インスペクションを実施し、タイムリーに修理を計画すること

スコープに従って MAC (座席移動支援、家具の追加、レイアウト変更) の提供および管理をすること。

小規模プロジェクト管理：改修、改築に限定されないサイト改善のための予算と実施計画の作成と実行

財務管理

ファイナンスプロセスを支援し、すべてのファイナンス管理要件をタイムリーかつ正確に完了すること

予算/発注書/請求書の迅速かつ正確な管理を確実に実施すること

ベンダー管理

ベンダーの定期的な評価、および問題に関するフィードバックとコーチングを担当すること。サービス品質に関してベンダーと協力し、サービスの継続的な改善に取り組むことが期待される

サービス契約を管理し、検査やサービス提供の品質管理を行ること

入札書類の作成、入札の評価、契約の準備を行うこと

クライアントにとって最適なコストでSLAに対するKPIを達成するための契約の管理を行うこと

 

必要な知識とスキル

総務・FM業界での 2 年以上の経験

顧客サービスに対する積極的かつプロフェッショナルなアプローチ

人材管理の経験があれば尚可

ビジネスレベルの英語 (主にライティングとリーディング)

成功に不可欠な能力

顧客重視と関係管理

幅広い範囲とレベルのクライアントスタッフとのやり取りが得意

クライアントと消防要件の対立をバランスよく管理する能力

顧客中心主義の姿勢

プロジェクト管理と組織スキル

仕事の優先順位を付け、厳しい期限に間に合わせるための優れた計画および組織管理スキル

複数の複雑な運用上の問題を日常的に管理する能力

問題解決と戦略的思考

曖昧さに対処し、複雑な問題を効果的に解決する能力

定量的アプローチを使用して問題を解決する分析的で実証済みの能力

総合的なアプローチを採用し、長期的な解決策を検討する能力

クライアントサービスに対する積極的かつプロフェッショナルなアプローチ
 

Key Tasks & Responsibilities

Site Operations Management

Helpdesk operation by using ticket system

Support security team to maintain the badge access control.

Consolidate information & generate reports, communications & documents as required by management.

Assist in the implementation of Industry Best Practice operations

Conduct site inspections and assessments to ensure all building procedures and performance measures are maintained at all times

Drive key initiatives for process improvements and drive efficiencies.

To be a POC of the site and manage/maintain good relationships with BM companies. 

All other tasks and duties as assigned

24/7 emergency call support and site attendance is required

People Management

Manage and assist in personal development of all direct reports.

Develop and manage succession plans and appraisals for all direct reports.

Actively seek to train subordinates in all aspects of site services.

Actively multi-skilled all JLL staff to increase flexibility and job satisfaction.

Develop and sustain a high-quality well motivated team

Ensure high staff morale, trust and work ethics

Actively support an environment that supports teamwork, co-operation and performance excellence within team

Client/Stakeholder Management

Deliver excellent customer service to meet on-site client’s expectations

Build and develop effective relationships with key stakeholders &/or client

Monitor procedures to ensure client’s expectations are conveyed and worked upon 

Soft Services Management

Support and leadership of onsite operations team

Soft Services are including but not limited to cleaning/custodial, waste & recycling, security badge access management, landscaping, confidential disposal, lost found, linens and office supplies.

Ensure soft services are provided smoothly and service level is maintained always.

Ensure new processes and standards are implemented.

Hard Services Management

Respond to interior/furniture related requests from users.

Implement interior inspection and plan to repair in a timely manner.

Deliver and manage MAC (moves, add and changes) as per the FM scope. 

Small Project Management / Creation of Budget & Activity Plan for Site Improvements not limited to refurbishments, renovations.

Finance Management

Assist in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner

Ensure prompt and accurate management of Budget/Purchase orders/Invoices

Vendor Management

Responsible for periodic assessments on vendors and feedback and coaching on issues.

Expected to work with vendors on quality of services and embrace continuous improvement of services

Manage service contracts, including inspections and quality management of service delivery

Prepare tender documentation, evaluation of tenders; prepare contracts

Management of contract resources to achieve Service Level Agreements to Key Performance Indicators at optimum cost for Client.
 

Knowledge And Skills Required

Over 2 years’ experience in FM industry or General affairs

Demonstrates proactive & professional approach to customer service.

People management experience is preferred

Business level English (mainly reading and writing)　

Critical Competency for Success

Client Focus & Relationship Management

Ease of interaction with a wide range and wide level of client staff

Ability to manage conflict and balance between client and fire requirements

Has a customer-oriented attitude

Demonstrates proactive & professional approach to customer service

Project Management & Organisational skills

Excellent planning & organisational skills to prioritize work and meet tight deadlines

Proven ability to manage multiple and complex operational matters on a daily basis

Problem Solving & Strategic Thinking

Capacity to deal with ambiguity and solve complex problems effectively 

Analytical, proven ability to solve problems using a quantitative approach

Proven ability to employ holistic approaches and looks at long term solutions

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may contact us at Accommodation Requests. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.